Gestion des fournitures de bureau pour une grande organisation

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Quelle que soit la taille d’une organisation, le maintien d’un approvisionnement régulier en fournitures de bureau facilement disponibles peut réduire les coûts et améliorer les niveaux de productivité globaux – imaginez le stress de passer une journée entière à préparer une présentation cruciale pour un client important, pour découvrir que un de vos collègues a utilisé le dernier papier hier et n’a pensé à le dire à personne ?

Gérer facilement les fournitures de bureau d’une grande organisation

Idéalement, la papeterie et les autres fournitures de bureau doivent être gérées par une seule personne, ou s’il y a plusieurs bureaux au sein de l’organisation, par une personne par bureau. Ce rôle relèverait normalement de la description de poste d’un chef de bureau, mais il peut être délégué à un membre subalterne responsable de l’équipe administrative. Il est également préférable de conserver les fournitures dans un emplacement central, d’où la distribution peut être contrôlée plus facilement.

On pourrait dire que les petites entreprises ont plus de facilité à gérer la papeterie et le matériel de bureau divers : invariablement, une personne est chargée de commander de nouvelles fournitures et il est simple de garder une trace de qui utilise quoi, alors que pour les grandes organisations, il peut être beaucoup plus difficile de garder le contrôle sur les dépenses et l’utilisation. Pour cette raison, bien qu’un inventaire régulièrement mis à jour soit essentiel pour toutes les entreprises, les grandes organisations en particulier en bénéficieront.

Pourquoi un inventaire des fournitures est-il essentiel?

Un inventaire des fournitures aide le chef de bureau à garder une trace de la papeterie et du matériel de bureau à tout moment. Une liste doit être faite de toutes les fournitures au départ et l’utilisation de ces fournitures doit être suivie au cours d’un mois normal. Lorsque les modèles d’utilisation ont été identifiés, des niveaux de réapprovisionnement peuvent être établis de sorte que lorsque la quantité d’un produit tombe en dessous d’un niveau spécifié, de nouvelles fournitures peuvent être commandées à nouveau, ce qui est particulièrement important pour les produits fréquemment utilisés tels que le papier et les cartouches d’encre.

Alors que le maintien de niveaux élevés de fournitures dans le bureau évitera toute pénurie catastrophique à des moments inopportuns, ils occuperont également un espace de stockage précieux. Un inventaire peut aider à prévenir les problèmes de stockage en s’assurant toujours que les niveaux d’approvisionnement optimaux sont maintenus, et en surveillant l’inventaire à tout moment, les niveaux de réapprovisionnement peuvent être ajustés si nécessaire.

Gardez toujours le contrôle sur qui a accès aux fournitures au bureau. Si tout le monde commence à s’approvisionner en nouvelles fournitures chaque fois que l’ambiance se présente, les niveaux de stock seront bientôt désorganisés et les articles cruciaux pourraient s’épuiser plus tôt que prévu. Pour éviter cela, effectuez un contrôle physique des stocks au moins une fois par mois.

Créez des bons de commande pour chaque commande de fournitures et cochez les articles livrés par rapport à la commande d’origine. Il est également recommandé de maintenir une politique selon laquelle toutes les commandes sont passées par l’intermédiaire du gestionnaire d’inventaire afin que les niveaux d’approvisionnement des stocks puissent être suivis.

Comment réduire vos coûts de fournitures

Bien que les grandes organisations aient un pouvoir d’achat bien supérieur à celui d’une petite entreprise, il est toujours essentiel que les directeurs de bureau ne deviennent pas paresseux en utilisant toujours les mêmes fournisseurs. Assurez-vous de vérifier régulièrement les prix des articles populaires dans l’inventaire des fournitures pour vous assurer que vous bénéficiez des meilleurs prix et n’ayez pas peur de négocier une meilleure offre si nécessaire.



Source by Michael P Richards