Façons de résoudre les problèmes de flux de travail de bureau Partie I

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De nombreux problèmes de flux de travail commencent avec trop peu de membres du personnel, peut-être la mauvaise personne pour une responsabilité spécifique, ou même une mauvaise composition du personnel. Certains autres problèmes peuvent être que les médecins et le personnel se sentent dépassés, les plaintes des patients, la recherche de dossiers manquants et la chasse aux dossiers. De nombreux médecins ne connaissent que trop bien ces problèmes.

Plusieurs choses peuvent contribuer à ce que le bureau ait ces divers problèmes. Parfois, cela est dû à un manque de formation adéquate. Les médecins doivent toujours en faire un environnement où le personnel se sent à l’aise de venir les voir avec des problèmes ou des problèmes qui surviennent dans le bureau. Avoir des réunions périodiques avec le personnel où vous vous promenez dans le bureau physique et signalez des problèmes tels que l’aménagement du bureau ou la configuration de la salle d’attente est la photocopieuse trop éloignée du bureau, etc. Vous pouvez également envisager d’embaucher un consultant en gestion de cabinet pour évaluer votre pratiques et politiques du bureau et concevoir un plan pour un meilleur flux de travail.

Parfois, les choses peuvent devenir désordonnées lorsqu’il y a trop de personnes qui font un travail ou une tâche. Analysez le nombre de mains ou de procédures qu’une tâche doit suivre pour être accomplie. Suivez également le temps qu’il a fallu pour terminer la tâche du début à la fin. Les médecins peuvent avoir besoin de permettre à certains membres du personnel de prendre des décisions au lieu de rester assis sur le bureau des médecins en attendant une réponse qui retarde l’ensemble du processus.

Assurez-vous d’inclure le personnel dans tout changement au sein du bureau et demandez toujours leurs suggestions et leurs commentaires.

Lorsqu’un bureau change son logiciel pour un nouveau système, cela peut également créer un goulot d’étranglement et ralentir les choses au bureau. Habituellement, avec un nouveau système logiciel, l’entreprise organisera des sessions de formation avec tous les membres du personnel. Même avec la formation, il faut du temps pour que le bureau s’adapte au nouveau système. Habituellement, la plupart des gens retiennent en moyenne 25% de ce que vous leur dites la première fois, car beaucoup d’informations sont données.

Il est essentiel que le bureau reçoive une formation adéquate et que le temps soit accordé aux membres du personnel pour conserver les informations. La formation est bonne quand elle est par étapes. Commencez éventuellement par une tâche plus facile sur le logiciel et permettez au bureau d’utiliser les informations pendant quelques jours, puis ajoutez une autre fonctionnalité du logiciel. Vérifiez auprès du personnel et découvrez s’ils le comprennent et, si ce n’est pas le cas, sur quel domaine doit se concentrer pour atteindre un niveau de compréhension.

Les médecins doivent être attentifs et intéressés à chaque étape, et maintenir l’efficacité du flux de travail au bureau ne se fait pas une seule fois. Il faut du temps et une attention constante pour obtenir les résultats souhaités.



Source by Marina Hall